Inwentaryzacja środków trwałych, zwana spisem z natury jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Jej szczegółowe zasady są określone w ustawie o rachunkowości. Mówiąc opisowo inwentaryzacja polega na przeliczeniu i zmierzeniu stanu ilościowego wszystkich środków trwałych oraz na jednoczesnej weryfikacji ich przydatności w prowadzeniu działalności gospodarczej.
Główne cele przeprowadzania inwentaryzacji
Inwentaryzacja środków trwałych pozwala na regularną weryfikację majątku firmy oraz korelację ujawnionego w trakcie inwentaryzacji majątku z danymi, jakie znajdują się w prowadzonej ewidencji księgowej.
Wyniki inwentaryzacji pozwalają również dokonać korekty przychodów i wydatków przedsiębiorstwa. Ponadto dzięki inwentaryzacji zdecydowanie wzmocniona zostaje kontrola wewnętrzna majątku firmy, co ma ogromne znaczenie zwłaszcza w przedsiębiorstwach produkcyjnych, gdzie udział sprzętu, maszyn czy pojazdów jest ogromny. Sprawdzając w trakcie inwentaryzacji majątek firmy można dokonać weryfikacji ich stanu i podjąć stosowne decyzje co do ich dalszego losu (dotyczy to głównie pojazdów, maszyn, urządzeń czy narzędzi).
Kiedy powinna zostać przeprowadzona inwentaryzacja środków trwałych?
Ustawa o rachunkowości nakłada na przedsiębiorców rozliczających się za pomocą ksiąg handlowych obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych na koniec roku obrotowego lub w dowolnym dniu raz na cztery lata.
Ponadto inwentaryzację należy wykonać w dzień zamknięcia działalności.
Ważne zasady przed przeprowadzeniem inwentaryzacji
Do każdej inwentaryzacji dział finansowy powinien się dobrze przygotować. W pierwszej kolejności należy opracować stosowne procedury, zwłaszcza te dotyczące spisu z natury. Ważne jest aby majątek firmy zawsze był liczony i weryfikowany w ten sam sposób. Pozwoli to na precyzyjne porównanie stanu środków trwałych i gwarancję, że metody pomiaru były identyczne. Warto zadbać również o to, aby procedura zawierała dokładny opis metody weryfikacji przydatności poszczególnych środków trwałych w działalności przedsiębiorstwa. Na koniec należy powołać komisję i zespół spisowy. Ważne jest, aby do tego zadania wybrać osoby kompetentne i zaangażowane.
Wielu przedsiębiorców traktuje inwentaryzację jako przykry, uciążliwy i czasochłonny obowiązek. Okazuje się jednak, że przeprowadzenie spisu z natury, zwłaszcza w dużych firmach produkcyjnych, przynosi wiele korzyści i jest bardzo pomocne w kontroli bieżącego majątku i weryfikacji jego stanu oraz w optymalizacji wydatków amortyzacyjnych.