Słysząc „mapowanie procesów” wiele osób ma przed oczami skomplikowane diagramy, których przygotowanie jest niezwykle czasochłonne, a których skuteczność pozostawia wiele do życzenia. Mało kto wie, że dobrze przygotowana mapa procesów nie tylko ułatwia pracę, ale również optymalizuje koszty i usprawnia przedsiębiorstwo na różnym etapie jego działalności.
Jak przygotować mapę procesów?
Mapowanie procesów identyfikuje wszystkie procesy zachodzące w firmie w formie prostego diagramu. Im prostszy tym czytelniejszy i bardziej zrozumiały. To grafika, którą można przygotować w dowolny sposób i która będzie przedstawiać procesy w różnych obszarach firmy: produkcji, magazynie, kontroli jakości, księgowości, biurze obsługi klienta.
Warto też dodać, że mapowanie procesów to nie tylko świetne narzędzie dla przedsiębiorstw produkcyjnych. Okazuje się, że tak samo skuteczne jest w przypadku szpitali, przedszkoli czy placówek samorządu terytorialnego.
Mapowanie procesów składa się z trzech podstawowych elementów: procesów i ich zależności pomiędzy innymi procesami i działami, osób odpowiedzialnych za ich prawidłowy przebieg oraz towarzyszącej dokumentacji.
Jakie korzyści daje mapa procesów?
Mapowanie procesów przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim pozwala spojrzeć na całość funkcjonowania przedsiębiorstwa w sposób całościowy, holistyczny.
Dzięki prawidłowo przygotowanej mapie procesów bardzo szybko kadra zarządzająca wychwyci te obszary, które wymagają doskonalenia i natychmiastowego wdrożenia działań korygujących lub zapobiegawczych.
Ponadto mapowanie procesów to świetny fundament do optymalizacji kosztów pracy, robocizny czy zasobów ludzkich. Doświadczona kadra zarządzająca wie, że tylko poprzez prawidłowo zbudowaną mapę procesów i mechanizmów zachodzących w organizacji można wprowadzać konieczne zmiany w poszczególnych obszarach.
Czy każda firma powinna mieć mapowanie procesów?
Mapowanie procesów to jeden z najważniejszych dokumentów w firmie zaraz po biznesplanie. Bez względu na to czy mamy do czynienia z dużym zakładem produkcyjnym, placówką medyczną czy sklepem internetowym konieczne staje się zobrazowanie na diagramie jakie procesy są kluczowe, kto w nich bierze udział oraz jakie procedury są konieczne, aby wszystko przebiegało zgodnie z założeniami.
Błędnym jest myślenie, że mapowanie procesów sprawdza się tylko w dużych korporacjach. Małe firmy również zyskają wiele budując w formie graficznej cały schemat swojej działalności.