Kasy fiskalne są nieodłącznym elementem codziennego funkcjonowania wielu firm – sklepów, punktów usługowych czy lokali gastronomicznych. Chociaż nowoczesne urządzenia są coraz prostsze w obsłudze, błędy zdarzają się nadal, i to częściej, niż mogłoby się wydawać. Część z nich wynika z pośpiechu, inne z braku przeszkolenia personelu. Niestety, nawet drobna pomyłka może skutkować kontrolą, korektą dokumentów, a w niektórych przypadkach – karą finansową.
Poznaj najczęstsze błędy popełniane przy obsłudze kas fiskalnych i sprawdź, jak skutecznie ich unikać.
1. Zła stawka VAT
To jeden z najczęstszych i najpoważniejszych błędów. Przypisanie niewłaściwej stawki VAT do towaru lub usługi może spowodować nieprawidłowe rozliczenie z urzędem skarbowym. Najczęściej problem pojawia się przy nowych produktach dodawanych do bazy lub zmianach w przepisach.
Jak unikać?
– Regularnie przeglądaj i aktualizuj bazę towarową.
– Korzystaj z pomocy księgowej przy ustalaniu stawek VAT.
– Przeprowadzaj szkolenia dla pracowników obsługujących kasę.
2. Brak raportów dobowych i miesięcznych
Raporty fiskalne to obowiązkowy element ewidencji sprzedaży. W przypadku niektórych kas, zwłaszcza starszych modeli, muszą być one generowane ręcznie. Ich brak może zostać uznany za naruszenie przepisów.
Jak unikać?
– Wybierz kasę online z automatycznym raportowaniem.
– W przypadku starszych urządzeń ustaw przypomnienie o obowiązku raportowania.
– Sprawdzaj regularnie, czy raporty zapisują się poprawnie.
3. Błędne lub nieczytelne paragony
Źle wystawiony paragon, np. z błędną nazwą towaru lub nieczytelnym nadrukiem, może zostać zakwestionowany. To szczególnie problematyczne przy reklamacjach lub kontroli podatkowej.
Jak unikać?
– Dbaj o dobrą jakość papieru termicznego.
– Regularnie wymieniaj rolki i czyść mechanizm drukujący.
– Upewnij się, że opisy produktów w bazie są zgodne z rzeczywistością.
4. Brak przeglądu technicznego
Zgodnie z przepisami, każda kasa fiskalna musi przechodzić przegląd techniczny co 2 lata. Brak przeglądu skutkuje nie tylko ryzykiem awarii, ale również możliwością nałożenia kary pieniężnej.
Jak unikać?
– Zapisz datę kolejnego przeglądu i ustaw przypomnienie.
– Skorzystaj z serwisu, który oferuje automatyczne powiadomienia o terminach.
– Przechowuj dokumentację z przeglądów w bezpiecznym miejscu.
5. Nieprzechowywanie kopii paragonów
Choć nowoczesne kasy online przechowują dane w pamięci elektronicznej, wciąż obowiązuje przepis mówiący o konieczności archiwizacji kopii paragonów przez 5 lat.
Jak unikać?
– Regularnie zgrywaj dane z urządzenia na nośniki zewnętrzne (np. pendrive, dysk twardy).
– Zabezpieczaj dane hasłem i wykonuj kopie zapasowe.
– Sprawdź, czy Twoja kasa ma opcję automatycznego tworzenia archiwum.
Podsumowanie
Błędy przy obsłudze kasy fiskalnej mogą zdarzyć się każdemu – szczególnie w firmach, gdzie sprzedaż odbywa się szybko i w dużym natężeniu. Kluczowe jest jednak wdrożenie dobrych praktyk: regularne przeglądy, aktualizacje, szkolenia dla pracowników i wybór nowoczesnego sprzętu. W ten sposób można uniknąć stresu związanego z kontrolami oraz poprawić efektywność codziennej pracy.
Dobra kasa fiskalna i odpowiedzialna obsługa to duet, który pozwoli Ci prowadzić działalność zgodnie z przepisami – i spokojnie spać.