Konferencje to szczególne wydarzenia. Biorą w nich udział ludzie z konkretnej branży. To także okazja ku temu, aby i sam organizator mógł zdobyć pozytywny rozgłos i nawiązać kolejne kontakty biznesowe lub naukowe.
Odpowiednie miejsce na konferencję
Zazwyczaj konferencja odbywa się w przystosowanym do tego celu pomieszczeniu. Sama sala konferencyjna to nie wszystko. Powinna ona spełniać pewne normy, aby zapewnić komfort zaproszonym gościom. Trzeba więc zadbać o jakość samego wnętrza, jak i jego wyposażenia.
Odpowiednia wielkość
Pomieszczenie eventowe powinno być przeznaczone na konkretną liczbę osób i powinno się tego przestrzegać – zarówno ze względu wygody, jak i – przede wszystkim – bezpieczeństwa.
Urządzenie sali konferencyjnej
Sala konferencyjna może być za każdym razem urządzana stosownie do konkretnego wydarzenia. Jeżeli będzie to konferencja, pomieszczenie zostanie podzielone na miejsce dla prelegentów i prowadzących oraz dla słuchaczy.
Jeżeli w sali takiej będzie się odbywało np. spotkanie pracownicze (organizacyjne, świąteczne, szkoleniowe), sala nie musi być podzielona na takie 2 strefy. Stoły i krzesła można ustawić tak, aby wszyscy uczestnicy mogli się wzajemnie widzieć i brać czynny udział w spotkaniu.
A co z wyposażeniem?
W sali konferencyjnej powinny znajdować się wygodne krzesła. Dziś można je zakupić w różnych wzorach i kolorach, więc z dostosowaniem ich do wystroju całego pomieszczenia. Jednak istotne jest, aby zapewniały one wygodną pozycję podczas wielogodzinnego siedzenia.
Kolejnymi ważnymi meblami są stoły. Niektóre powinny być dostosowane do użytkowania na nich różnych urządzeń, jak laptopy, czy rzutniki.
Jeżeli to w sali będzie też miał miejsce catering, przydadzą się też szafy i półki na przekąski i napoje.
Światło i klimatyzacja
Warto pomyśleć i o tych dwóch aspektach. dosyć często konferencje trwają od przedpołudnia do wieczora. Warto wtedy korzystać ze światła dziennego tak długo, jak to możliwe. Przydadzą się do tego celu duże okna, które jednak można zasłonić, jeśli będzie w użyciu np. rzutnik.
Istotne jest też odpowiednie sztuczne oświetlenie – przyda się na wieczór lub gdy dni stają się krótkie i pozbawione światła słonecznego.
A klimatyzacja okazuje się niezbędna zarówno w gorące letnie dni, jak i te krótkie i zimne jesienią i zimą.
Jak widać, urządzenie sali konferencyjnej to dość wymagające zadanie; warto je przemyśleć jeszcze przed przystąpieniem do realizacji planu.